LISTA,ORDENAMIENTO Y FILTRADO

ORDENAR UNA LISTA

Hoy hablaremos de ordenar listas en excel ademas de cuales son los tipos de ordenamiento y cuales son cada uno de ellos.Ademas de filtrar los dato.

Primer hay que estar deacuerdo que son listas lo unico que se va a ordenar,ademas de esta puede ser de cualquier tipo,con numeros o sin numeros, ordenada o con datos especificos ect. bueno para dar una idea delo que podemos manejar como lista:

Bueno haora que tenemos la lista tenemos que buscar que orden nos cobiene mas el de dos ordenes (que como su nombre los dice solo maneja dos) o bien elde tres ordenes (este es un poco mas complejoperoigual de facil de utilizar y de eficas):

DOS ORDENES:

El ordenamiento de dos ordenes es aquelen el que de manera cencilla lo único que debemos hacer es seleccionar nuestro texto,y sin mas que nada nos bamos a la barra de herramientas y se selecciona los botones de acendente y decendentes y asi de rapido nuestra lista esta ordenada.

TRES ORDENES:

Para poder manejar esta función de excel lo único que se debe de hacer es tener mas de dos celdas con rótulos o números para poder ordenar; como su nombre lo indica solo se pueden seleccionar tres celdas con información pues ya que se sobre pone una ventana la cual nos permite observar que estamos catalogando para realizar nuestro acomodo. continuación daré los pasos para que puedan observar como se realizan: 

• Primero hay que seleccionar toda la información.
• Después se va al menú de datos y se selecciona ordenar y después se aparece un recuadro donde se introducen todos los datos.

como puedes ver se va seleccionando la parte que tenemos para haci poder ir llenando cada una de las casillas de nuestra tabla a lo ultimo comprenderemos de un orden de cada ua de las celdas por separado, es decir si queríamos.

culminando pues que todo esto es muy factible pues ya que es muy fácil realizarlos. 

FILTRADO

Filtrar un tema muy útil para aquellas personas que manejan demasiada información como contabilidad, administración, maestros; a cual quier persona que maneje mucha información esta función es perfecta pues ya que facilita la búsqueda de datos; pues ya que filtra la información por columna, tipo de datos etc. continuación daré un ejemplo   de como introducir la función filtrar:

• primero se selecciona la información por celda o columna.
• después se va al menú, la venta de datos.
• después se selecciona la obcion filtro automático, pues ya que es la obcion mas fácil y recomendada para filtrar la informaron.

Después de eso solo la información selecciona por si sola estará ya lista y filtrada.

Eso es todo lo que hay que realizar para tener una filtración de alguna información.

MI REFLEXIÓN

Pienso que la función o bien la operación de filtrar y de ordenar son muy útiles a la hora de manejar con muchos datos ya introducidos y manejados dentro de excel, pues ya que es un manera mas útil de no atorarse  a pues ya que es muy común perderse en grandes listas de nombre números o de información mixta y casi siempre cometiendo algún error grabe en nuestras tareas o trabajos.

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SUBTOTALES

 SUBTOTALES

Los subtotales constituyen una manera rápida y sencilla de resumir datos en listado. No es necesario crear fórmulas. Excel crea la fórmula, inserta las filas correspondientes al subtotal y al total y efectúa un esquema de los datos, automáticamente. Así, los datos resultantes son fáciles de formatear, colocar en un gráfico e imprimir. En resumen, añade líneas de subtotal a columnas de la lista.

COMO HACER SUBTOTALES

Debe crear una lista, con los subtotales por empresas acumulando las ganancias debajo de la columna de Beneficios, de forma que pueda ver los totales parciales:

- Seleccione todo el rango de datos (A1:E11)

- Active la opción Subtotales del Menú Datos

- Active las opciones necesarias:

Para cada cambio en EMPRESA (con esto agrupara por empresas):

Usa función SUMA

Agregue subtotal a BENEFICIOS

Active la opción Aceptar.

Observe que han aparecido los subtotales bajo la columna de Beneficios agrupados por países. A la izquierda, aparecen unos signos que controlan el nivel de desglose del subtotal. Puede aumentar o disminuir el nivel del subtotal pulsando en los signos + y – o, bien, en los números que aparecen sobre estos signos.

Para añadir los promedios de gastos, aparte de los subtotales anteriores de los Beneficios, realiza las siguientes instrucciones:

• Vuelva a seleccionar la lista de datos y active la opción Subtotales del Menú Datos
• Cambia la opción Usar función y escoja la función Promedio.
• Active la casilla Agregar subtotal a GASTOS
• Desactive la casilla Reemplazar subtotales actuales (si no la desactiva, perdera los subtotales conseguidos).
• Active la opción Aceptar.

Si quiere desaparecer los subtotales, debe activar la opción Subtotales del Menú Datos, y seleccionar Quitar todos.

Nota: Para realizar subtotales de otro campo, por ejemplo, por países, deberá primero ordenar la tabla por esa columna.

REFLEXION

llegue a mi conclucion de que los subtotales sonde gran utilidad para cuandose requiere de trabajar con datos muy grandes como lo que son,listas muy largas pues ya que te ayuda a visualizar lo resultados obtenidos, pienso que poe ello son ideales comopara listas de calificaciones pues ya que pueden motrar los promedios mas altos para esto los puede separa por grupo, creo que una funcionmuy util de excelpero si manejas datos mixtos  al por mayor.

CONSOLIDACION

CONSOLIDAR DATOS

Consolidar datos consiste en combinar los valores de varios rangos de datos en uno solo. Por ejemplo, si tienes una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puedes utilizar una consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización; o si tienes las ventas de cada uno de los vendedores puedes agruparlas en una sola hoja para calcular el total de ventas de toda la compañía.

Para utilizar la herramienta de consolidación de Excel, los rangos a consolidar deben tener una estructura muy similar, o sea, los mismos rótulos de filas y columnas o estar en el mismo orden. 

Por ejemplo:  tenemos las ventas del primer semestre para cada uno de los vendedores de la compañía y deseamos calcular las ventas totales de la compañía. 

 
Cómo consolidar datos
 
1.  En primer lugar, examina los datos y decide si deseas consolidarlos por posición o por categoría.
 
Posición   Si vas a combinar datos que están en la misma celda en varios rangos, puedes consolidar por posición.
 
Categoría   Si tienes varios rangos con diseños diferentes y vas a combinar datos de filas o columnas que tengan rótulos (nombres de fila y/o columna) coincidentes, puedes consolidar por categoría.
 
2.  Configura los datos que va a consolidar.

• Asegúrate de que cada rango de datos está en formato de lista: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene datos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
• Coloca cada rango en una hoja de cálculo diferente. Ej: una hoja de cálculo diferente para cada vendedor.
• No pongas ningún dato en la hoja de cálculo donde vayas a colocar la consolidación.
• Si realizas la consolidación por posición, asegúrate de que cada rango tiene el mismo diseño.
• Si realizas la consolidación por categoría, asegúrate de que los rótulos de las columnas o filas que deseas combinar tienen idéntica ortografía y coincidencia de mayúsculas y minúsculas.
• Si deseas, puedes asignar un nombre a cada rango.

3.  Haz clic en la celda superior izquierda del área donde desees que aparezcan los datos
consolidados.
 
4.  En el menú Datos, haz clic en Consolidar.  Aparece el siguiente cuadro:
 

 

5.  En el cuadro Función, haz clic en la función de resumen que deseas que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos. Ej: sumar, contar o promediar.

 

6.  Haz clic en el cuadro Referencia, elige la etiqueta de hoja del primer rango que vas a consolidar, escribe el nombre que asignaste al rango o selecciona el rango y, a continuación, haz clic en Agregar. Repite este paso para cada rango.

 

7.  Si deseas actualizar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que cambien los datos en cualquiera de los rangos de origen y no estás seguro de si más tarde desearás incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidación, activa la casilla de verificación Crear

 

vínculos con los datos de origen.

8.  Activa las casillas de verificación bajo Usar rótulos en que indican dónde están localizados los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.

En el ejemplo, el cuadro quedará más o menos así:
 

 
 

acomodar elresultado:

Despues de que seleccionamos en una hoja nueva un celda y de aver seleccionado los datos de que decidimos consolidar solo lo que tenemos de hacer clic en la seccion de aceptar, claro siempre y cuando se hallan seleccionado todas las casillas que queremos que se aprescan en nuestro resultado.

 MI REFLEXIÓN

Pienso que la fincion cosolidacion es muy efectiva y útil en cuanto a sacar de apuros a una persona pues ya que puede sacarse varias funciones como lo que es promedio, suma,resta, mínimo, máximo etc. para cuando se quiere trabajar con datos no solo numéricos sino también de rótulos, que se encuentran en diferentes listas en diferentes hojas, haciendo que la función consolidar pueda seleccionar los datos que ya guardaste y permita realizar la función que tu como usuario la reilase en otra hoja nueva o en la misma hoja que estas trabajando en ese momento y de forma automática lanza la información sin necesidad de escribir alguna funcion o formula , saca el resultado.



TABLAS DINAMICAS

TABLAS DINAMICAS

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos 

datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

 COMO CREAR UNA TABLA DINAMICA

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Para acceder al asistente accedemos al menú Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos. Aparece la primera pantalla de tres de las que se compone el asistente para tablas dinámicas, donde nos solicita que indiquemos la situación de los datos a analizar y qué tipo de informe vamos a crear.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla dinámica. En la segunda pantalla seleccionamos el rango dónde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinámica. Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras.

Para hacer la tabla dinámicas seguiremos los siguientes pasos:

• Seleccionar el área que contiene los datos a utilizar. En caso que hayas bajado el archivo de ejemplo selecciona todos los datos.
• Una vez seleccionados los datos, en el menú Datos seleccionas la opción Informe de tablas y gráficos dinámicos y deberá aparecer una ventana como esta:

Nota: Este ejemplo está realizado en excel 2003, en la versión 2007 se hace desde la pestaña Insertar, la opción Tabla dinámica

•  En esta ventana deberán estar seleccionadas las opciones Lista o base de datos de Microsoft Office Excel y la opción Tabla dinámica, una vez que nos aseguramos de esta selección hacemos clic en Siguiente
• A continuación aparecerá una pequeña ventana preguntándonos el rango de los datos que queremos en la tabal dinámica pero como ya los hemos seleccionado, el rango ya aparecerá en el recuadro por lo que sólo haremos clic en el botón Siguiente.
• Si no seleccionamos la tabla de datos al principio este es le momento para determinar el rango, haciendo clic en el icono Rango y seleccionanado los datos, incluyendo los títulos..
• A continuación nos preguntará donde queremos situar nuestra tabla dinámica, seleccionamos Hoja de cálculo nueva y hacemos clic en el botón Finalizar
• Con esto nuestra pantalla deberá quedar como sigue:

• Ahora lo que tenemos que hacer es arrastrar los campos de acuerdo a como queramos consolidar nuestra información. Para este ejemplo queremos saber cuanto se vendió de cada artículo por región por lo que de la Lista de campos de tabla dinámica arrrastramos el campo Región a donde dice Coloque los campos de columna aquí.
• Posteriormente arrastramos el campo Articulo a donde dice coloque campos de fila aquí y por último lo hacemos también con el campo Total arrastrandolo a donde dice Coloque datos aquí
• Con esto, se nos presentará un resumen de ventas por región y por artículo. 

MI REFLEXIÓN

Las tablas dinamica son de gran ayuda a  la hora de trabajar con datos ya se a una gran cantidad de datos o bien de muy pocos, claro que una tabla de este tipo se aprecia mejor si tiene vastante datos; pero unico malo es que si no tenemos bien clara la creacionde una tabla dinamica podemos perdernos con facilidad ademas de que tambien al acomodar la informacion se puede dificultar un poco lo que mas me gusto es que por haci decirlo contiene ya un autofiltro el cual podemos utilizarlo,tambien otra cosa de gra utilidad es   que si nos yegamos a equivocar podemos resolverlo con tansolo volver a arrastrar el texto asia fuera; por ultimo pienso que las tablas dinámicas me ayudaron demasiado pues ya que me ayudaron para realizar una tarea de álgebra pues ya que con tan solo meter los datos y escoger la función de tablas dinámicas obtuve fácilmente mi tarea o bien mi tabla dinámica.